Библиотека

Методология построения системы управления денежными средствами: готовимся к старту

11.02.2013

С чего начать?
Как показывает практика, до начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного обычно выступает финансовый директор.

Когда понятны требования, целесообразно предварительно описать, как будущая система будет функционировать. Для этого нужно начать работу с создания единой методологии управления денежными средствами компании.

Прежде чем говорить о методологии, необходимо отметить, что для каждой организации будет свой набор мероприятий и своя методика учета, т.к. учет казначейских операции в большей степени зависит не только от специфики бизнеса, организационной структуры, но и от конкретных должностных лиц.

Например, для небольшой компании, организационная структура которой состоит из 3 отделов, функции казначея может выполнять главный бухгалтер, он же будет утверждать заявки на расход, т.е. цепочка согласования будет состоять из одного звена, в этом случае достаточно будет разработать форму заявки и бюджет движения денежных средств (БДДС).

В свою очередь, для того чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге, со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.

Также важным аспектом является наличие или отсутствие на предприятии системы бюджетирования: например, если БДДС уже формируется, то для казначейства его можно использовать в готовом виде, в качестве лимитов расходования денежных средств.

Таким образом, получается, что алгоритм формирования методологической основы зависит от структуры компании, специфики ее деятельности и наличия инструмента бюджетирования на предприятии.

Для того, чтобы было понятно, как созданные методологические документы используются в процессе казначейской деятельности, в качестве примера рассмотрим схему планирования и исполнения платежного календаря.

Методология построения системы управления денежными средствами: готовимся к старту

Рисунок 1 «Схема процесса казначейства»

План мероприятий
До того как приступить к разработке методологии, лучше составить план мероприятий, это поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе каким сотрудникам компании необходимо участвовать в создании методологии.
Для организации такого процесса, как правило, требуется осуществить ряд мероприятий:
• Шаг 1: проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;
• Шаг 2: описать будущие бизнес-процессы казначейства;
• Шаг 3: определить центры финансовой ответственности;
• Шаг 4: разработать бюджет движения денежных средств;
• Шаг 5: разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;
• Шаг 6: разработать методику финансового планирования;
• Шаг 7: разработать регламент выполнения казначейских функций;
• Шаг 8: разработать методику оценки эффективности системы казначейства.
Примечание: Для крупных предприятий внедрение казначейства, как правило, происходит после внедрения бюджетирования, и шаги 3 и 4 уже выполнены. В этом случае БДДС выступает в качестве лимитов расходования денежных средств.

Рассмотрим подробнее каждое из данных мероприятий.

Практически все результаты мероприятий должны войти в один документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций», но для удобства мы выделим основные блоки этого документа и рассмотрим их формирование по отдельности.

Для иллюстрации процесса создания единой методики казначейства, рассмотрим последовательность выполнения мероприятий и получение результатов на схеме процесса создания методики казначейства.

Методология построения системы управления денежными средствами: готовимся к старту

Рисунок 2 «Схема процесса создания методики казначейства»

Количество шагов может сократиться, если в компании уже используется механизм бюджетирования, разработан БДДС и финансовая структура. В этом случае Шаги 3 и 4 будут отсутствовать в представленной схеме.

Первым результатом создания методики будет документ «Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков», этот документ обычно не включается в регламент, но будет служить основой для описания новых бизнес-процессов, также он будет полезен в случае последующей модернизации методики.

На схеме видно, что результатом почти всех этапов будет единый документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций, как мы уже говорили в него войдут все разработанные формы, процедуры и методики. По этому документу, в дальнейшем будет осуществляться весь процесс казначейской деятельности на предприятии.

Еще одним результатом создания методики будет документ «Альбом печатных форм», все печатные формы и бланки включаются в регламент, вместе с этим, имеет смыл хранить их отдельно, т.к. их периодически распечатывают пользователи или сразу заполняют в электронном виде.

Заключительным результатом создания методики должен быть документ «Методика оценки эффективности системы казначейства». Этот документ тоже не включается в регламент, но будет использоваться уже для оценки функционирования самой методики, т.е. для проверки достижения поставленных целей в результате внедрения системы казначейства.

Вывод:
Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.

Для каждой организации будет свой набор мероприятий, поэтому важно, чтобы разработкой методики занимались опытные специалисты, либо привлекались консультанты, специализирующие в данной области. Существует много аспектов, которые следует учесть при формировании методики, следовательно важной составляющей успеха является профессионализм и практический опыт специалистов, непосредственно занятых в данном процессе.

Результатом этого непростого труда станет упорядоченная и налаженная работа казначейства - как механизм швейцарских часов.

По материалам сайта http://consulting.1c.ru