Библиотека

Интервью по проекту автоматизация управления «Тортолино»

22.07.2013

Организация управленческого и оперативного учета с последующим внедрением программного продукта «1С:Управление небольшой фирмой 8» в компании «Тортолино» (ИП Вяткина Елена Вячеславовна).

Автоматизация регламентированного бухгалтерского и налогового учета на базе программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ"

Автоматизация регламентированного учета заработный платы и кадров на базе программного продукта "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

Автоматизация розничных торговых точек на базе программного продукта «1С:Розница 8»

Руководитель проекта Никитина Светлана Алексеевна.

Светлана Алексеевна, расскажите о компании «Тортолино».

Компания «Tortolino» бала организована в 1997 году для производства и последующей реализации кондитерских изделий под торговой маркой «Tortolino». Основная продукция – торты, пирожные, пироги и, как отдельное направление, производство кондитерских изделий по индивидуальным заказам.

Для своих клиентов «Тортолино» предлагает серийные торты, торты на заказ с индивидуальным дизайном, мелкоштучную продукцию в виде пирожных, шоколадных открыток и пр. Также к услугам клиентов могут быть предложены торты, изготовленные по стандартной рецептуре и украшенные в соответствии с пожеланиями заказчика. У компании есть свой бутик «Tortolino Gallery», который торгует продукцией в особом оформлении и упаковке. Дополнительно, в бутике можно приобрести эксклюзивную продукцию, которая не представлена ни в оптовой, ни в розничной сети.

Отличительной ценностью компании «Тортолино» является получение клиентом качественного уникального продукта. Качество кондитерских изделий обеспечивается строгим входным контролем сырья, неукоснительным соблюдением технологии, лабораторным контролем в процессе производства и выходным контролем готовой продукции.

В компании работает порядка 60 человек.

С чего и когда начался проект внедрения?

Проект начался в середине 2011 года. Я включилась в него на стадии внедрения.

На момент заключения договора компания работала в нескольких программах 1С:Предприятие на платформе 7.7. Также в компании была установлена программа «Содби», которая совместима с платформой 1С. Программа отвечала за оформление документов продаж и решала производственные задачи.

В какой-то момент возникла ситуация, когда программное обеспечение перестало отвечать растущим потребностям бизнеса.

Более того, в компании не было единой информационной системы, была необходимость объединения управленческого регламентированного учета. Поэтому, руководством было принято решение объединить все виды учета в единой информационной системе, и перейти на более современное программное обеспечение.

В качестве партнера по внедрению была выбрана пермская консалтинговая компания «Эрбика». Кондитерская «Тортолино» обращалась еще в несколько компаний города. Наше предложение было выбрано в результате тщательного отбора. Мы провели качественное предобследование и сделали грамотное предложение, которое полностью решало все поставленные задачи клиента.

Какие задачи были поставлены перед «Эрбикой»?

Перед нами были поставлены задачи внедрить новую систему и перейти на платформу 1С:Предприятие 8.2. Одним из критериев выбора системы было единое информационное пространство для всех структурных подразделений, для оперативного и управленческого учета с возможностью последующей трансформации в программе регламентированного учета. В результате было выбрано несколько решений: «1С:Управление небольшой фирмой» (1С:УНФ), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Розница».

Программный продукт 1С:УНФ предложили бизнес-консультанты «Эрбики».

Работы по проекту начались в сентябре 2011 года с консалтинговой части, параллельно началось внедрение блока «Деньги» в программе 1С:УНФ.

До этого момента было проведено предварительное консалтинговое обследование, которое выявило ряд потребностей регламентированного учета, проблемы в планировании и производстве. По себестоимости мы решали методологические вопросы по разделению затрат. Поскольку «Тортолино» имеет несколько направлений бизнеса, затраты было необходимо четко разделить по направлениям, четко учитывать себестоимость и косвенные затраты.

Кто входил в рабочую группу проекта?

Со стороны «Эрбики» в проекте участвовало несколько бизнес-консультантов. Был выделен отдельный специалист, который решал задачи производства и продаж. Отдельно был консультант по консалтинговой части проекта и регламентированному учету. Он же разрабатывал предложения по внедрению и структуре проекта. Часть консалтинговых работ взял на себя наш генеральный директор, он выступал в качестве эксперта. Я вошла в состав проекта на стадии внедрения, перед его активной фазой, и взяла на себя функцию руководителя проекта автоматизации.

Со стороны клиента также была создана рабочая группа. Ее руководителем стала собственница бизнеса, она принимала самое активное участие в работе, проводила совещания. Часть работ взяли на себя руководители подразделений. Главный бухгалтер, этот же специалист является финансовым директором, отвечала за блок регламентированного учета и управленческую финансовую отчетность. Коммерческий директор вела блок продаж и розницу, отдельно велся блок производства.

Давайте еще раз вернемся к программе 1С:УНФ. Почему выбор был сделан в ее пользу?

Это решение было принято после обследования. Мы решали задачи регламентированного учета с помощью «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом». Управленческий учет и учет производства мы решали в программе 1С:УНФ. Эта программа позволяла решить задачи планирования производства, планирования денежных средств, калькуляции себестоимости и формирования управленческой отчетности. Также мы могли формировать в этой программе первичные документы для последующего отражения в регламентированном учете. Все эти программы были установлены на платформе 1С:Предприятие 8.2. А 1С:УНФ на управляемом приложении. Это новое поколение программ с новым интерфейсом и новым принципом работы.

С каких работ начался проект?

С внедрения управленческого учета, с программы 1С:УНФ. Такое начало было вполне логичным, поскольку этот учет ведется в первую очередь для собственника бизнеса. На втором этапе мы приступили к регламентированному учету. Выбранный нами программный продукт 1С:УНФ полностью эту логику поддерживает, поскольку во главу угла в этой программе поставлен управленческий учет с его последующей трансформацией в регламентированный посредством программы «1С:Бухгалтерия». Программа 1С:УНФ, в данном случае, оказалась самой подходящий из решений фирмы 1С.

Если компания занимается производством, то у нее может быть внедрена или 1С:УПП или 1С:УНФ. Но 1С:УПП – это целая ERP-система, такого рода продукты предназначены для крупного бизнеса. Для масштабов бизнеса кондитерской «Тортолино» было достаточно программы 1С:УНФ.

Связка с программой «1С:Бухгалтерия» была организована через выгрузку и обмены. Была организована связка с «1С:Розница», тоже через 1С:УНФ. Хочу заметить, что в 1С:УНФ реализован учет по розничным точкам, но его возможности не соответствовали требованиям клиента, поэтому, мы и внедрили программу «1С:Розница». Также мы реализовали связку «1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата», это было сделано для удобства работы клиента.

Сколько времени заняли различные этапы проекта? Перечислите их.

Начальным этапом, внедрением 1С:УНФ, мы занимались до февраля 2012 года. Блок «Денежные средства» мы начали внедрять с сентября. В него входили наличные и безналичные средства, учет денег, планирование денег. Далее, мы приступили к учету склада. Параллельно шло внедрение учета продаж.

После этого этапа мы смогли приступить к внедрению производственного блока. Начиная с учета сырья в незавершенном производстве, в цехе. Мы внедрили полный учет рецептов, все они жестко «зашиты» в программу. Теперь, когда на производстве выдается задание на день, калькулируются все материалы и кондитер видит, сколько продуктов ему необходимо заложить сразу на весь объем. Мы исключили все бумажные документы, калькуляторы и пр.

По такому же принципу планируются материалы на завтрашний день. Выдается информация о наличии продуктов на складе, их количестве и необходимости пополнения запасов. Покупка продуктов и их хранение производится с учетом срока годности. Поскольку в производстве используются скоропортящиеся продукты, такие, как сметана, бананы, то их запасы пополняются только по мере необходимости непосредственно перед использованием.

Далее. На этапе производства, мы решили задачу по калькуляции стоимости готового изделия и плановую стоимость. При разработке нового продукта в программе считается плановая себестоимость, от которой считается минимальная цена продажи. Таким образом, мы уже вышли на плановую рентабельность каждого продукта. Причем, берутся исторические цены в разрезе цен поставщиков. Если цена поставщика меняется, то стоимость изготовленного торта тоже автоматически меняется.

После этого мы приступили к оперативному выпуску продукции. Торт попадает на склад в момент его выпуска, программа это видит. Эту задачу мы начали решать параллельно с другими управленческими задачами. Собственник хотел видеть данные по каждому виду продукции: кто выпустил; из каких продуктов; когда; учет готовой продукции на складе в разрезе дат производства. Все это решается при помощи штрих-кодирования. Для этого было закуплено дополнительное торговое оборудование для кладовщиков - сканеры штрих-кодов.

Задачу мы решили неординарно. Нам пришлось дописать программу 1С:УНФ. Мы разработали отдельный интерфейс для блока «Производство». Рабочее окно было специально создано для Touchscreen (Тачскрин) — сенсорного экрана. Кондитеры буквально 2 – 3 нажатиями на экран заводят выпуск готовых изделий, после этого на принтер уходит команда печати наклеек со штрих-кодами на указанную партию. В коде у нас «зашита» информация о кондитере, продуктах, из которых он изготовил партию, дате выпуска и времени до секунд. В этот же момент склад готовой продукции начинает видеть, какая продукция фактически выпущена и начинает готовить ее на отгрузку. Дополнительно мы можем инвентаризировать склад на свежесть продукции, которая там находится. В свою очередь, коммерческий директор может осуществить контроль над кладовщиками.

Это был последний этап внедрения производства. Работы были закончены в феврале. До этого момента, в декабре, мы начали второй большой этап проекта – регламентированный учет. Работа началась с организации обменов между программами 1С:УНФ и «1С:Бухгалтерия». Была сделана выгрузка данных первичных документов из 1С:УНФ в «1С:Бухгалтерия». В дальнейшем, в программе «1С:Бухгалтерия», документы редактируются в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учетов. Формируется баланс и налоговые декларации для налоговой инспекции, аудиторов. Первый квартал мы уже сдавали в новой программе.

Параллельно был небольшой блок по автоматизации заработной платы. Ранее, она велась в программе «1С: Зарплата и кадры» на платформе 1С:Предприятие 7.7. Мы ее перевели посредством стандартных переносов фирмы 1С в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» на платформу 1С:Предприятие 8.2. Была организована стандартная выгрузка данных по заработной плате в программу «1С:Бухгалтерия».

Второй этап мы осуществили за три месяца. Этот объем работ можно было выполнить и за более короткий срок, но тут надо учитывать большую загрузку клиента и наличие нескольких юридических лиц. Их взаимоотношения было необходимо отрегулировать. Если управленческий учет у клиента идет в рамках одного бизнеса, то регламентированный учет ведется по разным юридическим лицам. Каждое юридическое лицо отвечает за отдельное направление бизнеса.

В результате этих работ, что получил клиент?

Во-первых, мы перевели работу клиента с морально устаревшего программного обеспечения на новую платформу 1С. Открыли клиенту новые возможности для развития его бизнеса.

Во-вторых, собственник бизнеса получила информацию по управленческой отчетности.

В-третьих, все менеджеры получили новый инструмент, который качественно улучшил их труд. Главный бухгалтер получила современную программу для формирования регламентированной отчетности. В качестве финансового директора она получила полную информацию по движению денег. Теперь она может планировать все свои денежные потоки, заранее прогнозировать кассовые разрывы.

Коммерческий директор видит объем продаж в нужном ей разрезе - по секторам, по направлениям продаж. Ежедневно видит объемы продаж, может отследить дебиторскую задолженность в режиме on-line. Может отслеживать взаимоотношения с покупателями. Все это она делает в программе 1С:УНФ.

Директор по производству в режиме on-line видит выпуск готовой продукции, ведет оперативное планирование производства с выдачей заданий кондитеру. Видит в программе себестоимость готовой продукции по прямым затратам, по сырью, всю информацию по складу готовой продукции, может оценить свои запасы, спланировать объемы выпуска, видит количество проданной продукции, может спрогнозировать свой бюджет исходя из потребностей.

Дополнительно, директор по производству занимается контролем качества. У собственника очень высокие требования к качеству продукции. Кондитерская сдает смывы на анализы в обязательном порядке. Еженедельно проводится внутренний контроль продукции на качество, вкус и внешний вид. Любая единица готовой продукции из любой партии может быть подвергнута анализу. Если результат обследования не будет соответствовать стандартам кондитерской, вся партия отправится на утилизацию. К счастью, такая чрезвычайная ситуация – большая редкость. Все результаты обследований так же отражены в программе.

Основная задача проекта – автоматизация производства, была решена?

Да. Область производства была подвергнута наиболее сильному инжинирингу. Там было самое большое количество изменений, которое затронуло каждодневную работу производства. Параллельно возникало множество мелких задач, которые мы решали в ходе проекта совместно с сотрудниками «Тортолино».

Дополнительно хочу рассказать об организации работ менеджеров по продажам, они работают с клиентами напрямую. Перед нами стояла задача по оперативному отражению заказов на продукцию и передаче этой информации на производство в режиме on-line. Ранее такая информация передавалась на бумажных документах.

Мы автоматизировали эту работу с помощью электронного документа «Заказ покупателя». В настоящее время можно отследить всю историю работы с клиентом, как в рамках данного заказа, так и все прошлые взаимодействия. Менеджер видит дату и время поступления заказа, видит время изготовления этого заказа, какой кондитер изготовил и из чего, видит время получения заказа клиентом. После этого, менеджер отзванивается клиенту и узнает его впечатление о выполненной работе. Эта информация так же заносится в базу данных, в информацию о заказе. Теперь можно открыть историю работы с клиентом, отследить его заказы, прочесть отзыв. По сути дела, это уже CRM. Это была цель, которую заказчик хотел достигнуть.

Дополнительно, в блоке «Розница», ведется работа с дисконтными картами. Теперь в любой точке продаж покупатель может получить свою скидку по дисконтной карте.

Повысилась эффективность работы, больше клиентов стало оставлять положительные отзывы. Менеджеры довольны, единая информационная система существенно снизила влияние человеческого фактора, понизила трудозатраты.

Что было на третьем этапе?

Розница. Организация продаж в розничных точках через программу «1С:Розница» в тесном взаимодействии с программой 1С:УНФ. В программе 1С:УНФ ведется управленческий учет, реализуются все оперативные задачи, включая установку цен. Сами продажи, складской учет на розничных точках и анализ работы с розничными клиентами по факту продаж ведется в программе «1С:Розница».

Информация отображается в разрезе магазинов, это требование программы, в разрезе юридических лиц, это требование законодательства и программы, также организован и складской учет. Частично автоматизирована работа с клиентами, это практически CRM. Хотя программа и не подразумевает работу с клиентами в таком ракурсе, но мы это реализовали.

Сделали небольшой доработкой оформление заказа покупателя на заказную продукцию. Теперь, когда в любой розничной точке принимается заказ от покупателя на уникальную продукцию, данные оперативно отправляются в офис в программу 1С:УНФ. Менеджер по работе с клиентами обрабатывает этот заказ, после этого его «видит» производство в виде плана по заказным тортам в разрезе дат.

Немного иначе была организована работа в бутике, поскольку там есть небольшой блок «Производство». В бутике своя номенклатура, другой принцип работы с покупателем. Вне зависимости от производственного цеха «Тортолино», в бутике, под конкретный заказ покупателя, могут сделать оформление или переоформление стандартного торта. Могут сделать торт из полуфабриката. Могут разделить любой торт на кусочки, в виде пирожных, дополнительно оформить и продать его частями. У бутика есть фирменная упаковка со своим логотипом.

На базе «1С:Розница» мы автоматизировали продажи через интернет-магазин. Сейчас это отдельная розничная точка.

Третий этап мы начали в марте и закончили в июне 2012 года.

В результате реализации третьего этапа, что получил клиент?

Программа «1С:Розница» решила задачи по оперативному отражению продаж в розничных точках и учету денежных средств для целей управленческого учета.

Менеджеры по продажам видят «свою» информацию в режиме on-line в течение всего дня. Никаких дополнительных телефонных звонков между офисом и магазином и дополнительных бумажных документов не требуется. Теперь вся информация отображена в единой информационной системе.

«Эрбика» проводила обучение персонала клиента?

Да. Обучение велось на всех этапах, составлялись подробные инструкции. Наши консультанты выезжали в офис клиента на рабочие места, дополнительно велось обучение с использованием удаленного подключения. Обучали и на тестовой программе и в рабочей базе. Мы выезжали в каждый из 11 магазинов, показывали программу и проводили первичное обучение. При переводе магазина на работу в новой программе проводили дополнительное обучение с каждым пользователем.

Обучение бухгалтерии было проведено с учетом возможностей новой программы 1С:УНФ. Самое масштабное обучение конечных пользователей было проведено на производстве и в розничных точках. Учили работать в новой программе с учетом бизнеса клиента. После этого был проведен экзамен для пользователей в присутствии коммерческого директора и консультанта «Эрбики».

Руководство обучали работе с отчетами, с информацией в программе.

Что сейчас происходит с клиентом?

Клиента мы не оставили. Ведется сопровождение пользователей силами двух консультантов «Эрбики». Дополнительно мы развиваем программу «1С:Розница». Есть пожелания собственника бизнеса по развитию CRM, развитию блока производства в бутике в части досрочного планирования.

Розница в любом бизнесе требует дополнительного внимания и обслуживания. Никакое обучение не исключит ошибки пользователей, особенно, если возникают нетиповые ситуации. В крупных компаниях обычно организуются отделы по контролю за программой «1С:Розница», в среднем и малом бизнесе эту функцию, как правило, выполняет компания, внедрившая эту программу. Так что, будем работать!

Служба маркетинга
Консалтинговой компании «Эрбика»
Июль 2013 г.