Библиотека

Проект автоматизации «Тенториум»

17.05.2013

Интервью с Радостевой Оксаной Александровной. Начальником планово – экономического отдела "ТЕНТОРИУМ".

Радостева Оксана Александровна

Оксана Александровна, как Вы оцениваете проект довнедрения системы 1С:УПП 8 на Вашем предприятии? Каким образом в нем участвовали Вы?
Давайте для начала я расскажу, что дал нам этот проект. До того момента, как мы перешли на систему 1С:УПП 8, вся информация у нас была разрозненной, хранилась в отдельных файлах Excel и других информационных системах. У нас не было единого формата данных. Перейдя на 1С:8УПП, мы получили эффективную систему сбора, регистрации и обработки информации. Более того, у нашего руководства появилась возможность самостоятельно формировать управленческую отчетность для принятия важных решений по дальнейшему развитию предприятия.

Оксана Александровна, бухгалтерский учет ведется непрерывно, он уже был на предприятии. С вводом 1С:УПП 8 что нового у Вас появилось?
Расширенная аналитика. Больше атрибутов, по которым можно производить отборы. Больше отчетов, которыми мы можем пользоваться. Старая версия 1С:7.7 содержит стандартные отчеты, но их очень мало и они не всегда соответствовали нашим требованиям, нам приходилось заказывать дополнительные. В новой системе количество стандартных отчетов гораздо больше и они не требуют практически никакой доработки. И очень удобные настройки. Поначалу, такое огромное количество возможностей по предоставлению данных пугало, но сейчас мы не испытываем никаких трудностей при настройке отчетов.
Сейчас у нас практически все работают в системе 1С:8 УПП. Это порядка 40 специалистов. Начиная от кладовщиков и заканчивая бухгалтерами и финансистами.

Чем занимается «Тенториум»?
Мы занимаемся переработкой меда и пчелопродуктов. Ассортимент достаточно большой. Это мед и медовые композиции, производство драже, бальзамов, крем-мазей.
Недавно открылся новый АПИ-комбинат. Теперь у нас все автоматизировано. Изменилась технология производства продукции. Первоначально у нас был задействован ручной труд, на сегодняшний день работаем на специально изготовленном для нас германском оборудовании. Наш комбинат первый и пока единственный в мире по переработке пчелосырья.

Опишите более подробно, из чего состоит ваше производство? Как вы его отображаете в системе?
В производственном цикле у нас несколько переделов. Это: подготовка сырья, изготовление полуфабрикатов, готовой продукции в килограммах, затем в штуках. Данные по всем переделам отображаются в системе. По всем переделам учитывается незавершенка, но при планировании производства сделано допущение, что готовая, но не расфасованная продукция не берется в расчет. Далее, в системе отражается перемещение полуфабрикатов между складами. Готовая продукция фиксируется на складе сканированием штрих - кодов на терминалы сбора данных с последующей загрузкой в систему.

Получается у вас практически всегда 100% загрузка оборудования?
При ручном производстве на определенном оборудовании производилась только определенная продукция. На новом производстве также под каждый вид нашей продукции: бальзамы, крема, драже, тоже есть свое оборудование и своя технологическая цепочка. Соответственно, мы можем учитывать и планировать загрузку оборудования от стадии подготовки сырья до выхода готовой продукции и расфасовки.
Практически каждый месяц мы запускаем производство нового продукта на АПИ-комбинате. Переводим изготовление продукции со старого производства на новое. Оборудование приходит партиями, поэтому переход производится постепенно. Пришла очередная партия, мы осуществляем пуско-наладочные работы, обкатку оборудования и при необходимости меняем технологию изготовления продукта. После успешной подготовки мы приступаем к производству. На данный момент на новом оборудовании полностью осуществляется производство меда и медовых композиций. С мая месяца мы будем производить бальзамы и один вид драже.
Перед сотрудниками планово-экономического отдела стоит задача наиболее точно спрогнозировать выпуск продукции с целью эффективного расходования ресурсов. Опираясь на прогноз продаж, мы планируем в системе выпуск и потребность в сырье согласно спецификациям. У нас нет необходимости производить продукции больше, чем мы можем реализовать. Наши продукты имеют короткие сроки годности, и не хотелось бы заполнять склад продукцией, которую мы не сможем быстро продать.
Так же необходимо учитывать сезонность. Например, в зимние месяцы у нас отмечается традиционный рост продаж, а в летний период — небольшой спад.
Что касается планирования загрузки оборудования в системе, то мы будем ее рассчитывать только, когда полностью перейдем на автоматизированный труд.

А как развивался проект с точки зрения управления производством?
На момент моего прихода в компанию оставался не решенным только вопрос планирования производства и потребности в сырье. Передо мной стояла задача автоматизировать планирование производства в 1С:УПП 8. Сейчас мы уже практически завершили эту работу, но пока считаем планы и в старой корпоративной системе и в новой. Постоянно возникают рабочие вопросы, но ваши бизнес-консультанты нам помогают.

Были примеры, когда информация из новой системы использовалась в бизнесе?
Да. Практически каждый месяц мы выпускаем новинки. Данные программы помогают спрогнозировать себестоимость и рассчитать цены
На базе информации из системы 1С:УПП 8 мы провели анализ, привели в порядок все данные, которые до этого содержалась в Excel. Выявили убыточные продукты. Пересчитали себестоимость и изменили цены на некоторые виды продукции.

Вам удобно работать в новой программе?
Да. Например, я сейчас могу нажать одну кнопку и сформировать производственную себестоимость по всей номенклатуре. Это очень удобно.

Понятно. Как была организована работа на проекте с точки зрения взаимодействия?
Я понимаю, что у компании «Эрбика» есть еще и другие проекты, поэтому, не всегда наши вопросы решались с той скоростью, с которой нам хотелось. Но мы договорились с бизнес-консультантами об определенных сроках, они выдерживаются. К качеству работ претензий нет.
Сейчас составляются новые технические задания. Идет сопровождение.

Как строился сам алгоритм работ?
Вначале мы предоставляли информацию о том, что мы хотим видеть в системе. Специалисты «Эрбики» выезжали к нам. Часть вопросов решалась с помощью электронной почты. Мы высылали техническое задание, по нему производились работы в системе 1С. После этого мы осуществляли проверку.
Несколько раз была ситуация, когда приходило понимание, что так делать в системе нельзя. Приходилось возвращаться к началу. То, что сейчас есть в блоке планирования производства – это написано специально под нас. У нас появился конструктор, благодаря которому мы самостоятельно можем менять алгоритмы планирования. Мы не загнаны в какие-то жесткие рамки. Наоборот, у нас гибкая система, благодаря которой мы можем выбирать то, что нам нужно именно сегодня.

Вы сейчас говорите о помощнике планирования?
Да. Это специальная разработка «Эрбики». В базовой конфигурации 1С:УПП стандартная формула расчета плана производства: продажи «–» остатки. А у нас существует понятие страхового запаса, он меняется в зависимости от сезонности. Планирование мы производим 2 раза в месяц. Первый раз планируем на следующий месяц, в середине месяца мы делаем корректировку с учетом изменения спроса, изменений производственных мощностей, остатков сырья. Изначально такая работа в программе не предусмотрена.
«Эрбикой» разработано несколько сценариев: прогнозный, коррекционный и годовой план. Дополнительно создано несколько алгоритмов расчета: с учетом страхового запаса 15%, с учетом страхового запаса 25%, расчет скорректированного плана.

А почему вы приняли решение уйти от старой информационной системы?
Одна из причин - человеческий фактор. Специалист, который занимался разработкой и поддержкой старой информационной системы, у нас уже не работает. Найти на стороне специалиста, полностью понимающего принципы формирования наших бизнес-процессов и документов, очень проблематично. Необходимо долгое обучение. А система 1С очень распространена. Более того, бухгалтерский учет велся в 1С:Бухгалтерия и мы испытывали необходимость в системе, которая полностью интегрируется с бухгалтерским учетом.

Чего не было в старой информационной системе?
Не было возможности заводить несколько спецификаций на один и тот же продукт. В системе не сохранялась история. Например, если мы меняли цены с 1 мая, у нас затиралась вся предыдущая история и продукция рассчитывалась только по ценам текущего периода.
Движение денежных средств велось не совсем корректно. Не было стыковки с бухгалтерским учетом. Другими словами, в отличие от 1С:УПП 8, это была не ERP-система.

Как сотрудники встретили новую систему?
Здесь наблюдалась обычная реакция. Многие насторожено относятся к новшествам. Человек привыкает к определенным функциям, привыкает их делать по одной схеме годами.
Была ломка стереотипов. Трудно было перестроиться. Но потом, когда пришло понимание, что сокращается время, растет производительность труда, пришло удовлетворение от работы. Теперь я благодарна, что у меня есть такой эффективный инструмент.

Как проходило обучение?
На обучение выезжали специалисты «Эрбики». Нам объяснили принципы формирования данных, показывали механизмы формирования отчетов, как производить настройки. Все делалось в «живой» программе.
Группы сотрудников обучались по направлениям. Если после обучения что - то было не понятно, все решалось оперативно с помощью телефона, электронной почты. Если требовалось, проводились повторные обучения.
Обучение проводилось по блокам, которые полностью завершены. Обычно хватало одного сеанса обучения, чтобы наши специалисты начинали работать самостоятельно.

Ваша старая корпоративная система уже отключена?
Нет. Мы продолжаем дублировать информацию. Мы не можем ее полностью оставить, пока в новой системе не реализованы бизнес-процессы, связанные с продажами, в связи со специфической системой организации сбыта на нашем предприятии. Основные документы по реализации мы пока печатаем в старой системе.

Получается двойной ввод?
Часть информации мы уже не заводим в старую систему. Трудоемкость снизилась намного. Например, нормы, спецификации уже не дублируются. Такая информация заносится только в 1С.

Кроме оперативного производственного учета в составе проекта был бухгалтерский и налоговый учет, зарплата, управление финансами – казначейство. Что Вы можете рассказать об этих блоках?
К управлению финансами, движению денежных средств сотрудники планово-экономического отдела отношения не имеют. Как осуществляется работа в блоке «Казначейство» я, конечно, представляю, но в общих чертах.
Бухгалтерский и налоговый учет ведется в новой системе. Все вопросы уже решаем самостоятельно, на своем уровне.

Стандартная логика 1С:УПП 8 предполагает, что вначале ведется управленческий учет, дальше данные интерпретируются в бухгалтерский и налоговый учет. У вас сохраняется эта логика?
Да. Конечно.

Что еще вы считает нужным рассказать о проекте? Были какие-то негативные моменты?
Да. Негативный опыт тоже есть. Например, многие справочники закачали из старой программы 1С:Бухгалтерия 7.7. Теперь эти отголоски прошлого сохраняются в новой программе. Я считаю, что все справочники необходимо заводить заново.
Мы сэкономили на старте, но теперь имеем далеко идущие последствия. Некоторые элементы удалить уже невозможно, потому что к ним прикреплены документы.
Обрезка базы – не выход. Для нас важно наличие в одной базе информации за многие периоды, чтобы была возможность анализировать и сопоставлять данные.

Понятно. Скажите, удается получить бухгалтерскую отчетность автоматически?
Думаю, что особых проблем не возникает. Бухгалтерский баланс формируется в 1С:8.

Где заводится информация, в бухгалтерии или на местах?
Она заводится на местах. У нас действует своя схема. Например, производство выпустило продукцию. Готовая продукция сдается на склад. У кладовщика стоит компьютер с установленной системой, он заводит информацию с помощью штрих – кодирования, создает отчет за смену.
По приходам информация заводится специалистами ОМТС.
В дальнейшем бухгалтера всю информацию проверяют. У нас очень большой объем первичных документов. Ответственность за наполнение документа и его проведение в бухгалтерский и налоговый учет лежит на бухгалтере. Функция заведения документов по движению сырья и готовой продукции с бухгалтера снята, но контроль и ответственность никуда не делись.

Почему было принято решение пригласить сторонних бизнес-консультантов для проекта внедрения?
Самостоятельно выполнить эту работу мы не могли, не было персонала, который мог заниматься внедрением 1С:8. Все наши программисты работали в «Семерке». Пришлось активно переучиваться. Мы приняли вполне логичное решение привлечь специалистов, которые обладают опытом внедрения подобных проектов и в совершенстве знают возможности программы и логику.

Компания «Эрбика» такими ресурсами обладала?
Да. Во всяком случае, со специалистом, с которым работаю я, быстро возникли хорошие рабочие отношения. Мы понимаем друг друга с полуслова. Консультант оперативно реагирует на возникающие вопросы, зачастую сразу может сказать, что можно реализовать в программе и как это сделать, а что нет и по каким причинам.

А что касается остальной команды консультантов?
Я знаю, что на отдельных блоках работали разные команды программистов и консультантов. Была специализация. Обучение тоже проводили отдельные специалисты.
Например, в дальнейшем мы планируем работу по бюджетированию. У нас уже состоялась рабочая встреча с выделенным под эту работу консультантом. Потом подключатся программисты.

Эффект от проекта считали?
С точки зрения экономии денежных средств расчет не делали. Но работа наших специалистов облегчена существенно, снижена трудоемкость, исключены ошибки. Получена единая система, в которой находится вся необходимая нам информация, включая производство, бухгалтерию, казначейство, зарплату. Эффект есть.

Среди собственников зачастую бытует мнение, что миллионные проекты внедрения информационных систем не имеют большого смысла. Сотрудникам платится зарплата, пусть отрабатывают.
Такие проекты – это достаточно серьезные вложения. С этим я согласна. Но надо понимать, что такая система обезопасит ваш бизнес. Человеческий фактор – причина очень многих ошибок. К сожалению, могут быть допущены серьезные просчеты, о которых можно узнать слишком поздно.
Также, собственник получает доступ в систему и может по своему усмотрению формировать показатели, требуемые ему для принятия решений. Появляется функция контроля своих сотрудников.
Размеры нашего бизнеса таковы, что без единой информационной системы мы уже не могли нормально работать. Ну и не нужно забывать, что мы передовая компания и стремимся использовать современные технологии.
Никаких увольнений в связи с внедрением новой системы не было. Но один и тот же человек успевает сделать больше, за счет сокращение трудоемкости и высвобождения времени. Наши задачи по прозрачности и достоверности предоставляемой информации достигаются. Делаются своевременные корректировки.

Какие планы на будущее?
Сейчас между нашей компанией и «Эрбикой» заключен договор сопровождения. В дальнейшем мы планируем приступить к реализации блока «Бюджетирование».

Оксана Александровна, большое спасибо за Ваше интервью.
Успехов Вам в дальнейшей работе.

Служба маркетинга
Консалтинговой компании «Эрбика»
май 2013 г.