ИТ-решения

Эрбика:Казначейство

ИТ-отдел компании создал новую программу, совместимую с комплексом 1С:Предприятие 8.
Эрбика:Казначейство
– программный продукт компании Эрбика для автоматизации казначейских функций.

Управление денежными средствами – неотъемлемая часть ежедневной деятельности любой фирмы. Поэтому, важно наличие удобного и эффективного инструмента контроля и управления денежными потоками фирмы.
Продукт Эрбика: Казначейство позволяет быстро, с гарантией результата и небольшими затратами внедрить управление денежными средствами на предприятии. Решение функционирует на платформе 1С: Предприятие 8 (конфигурации 1С: УПП 8, 1С: Торговля 8, 1С: Комплексная 8).
Программа Эрбика: Казначейство предназначена для управления денежными средствами предприятия с помощью:
• оперативного управления денежной наличностью;
• краткосрочного планирования поступлений и контроля выплат;
• предоставлении отчетов генеральному директору и иным уполномоченным управленцам.

1. Основные преимущества решения
• полный охват бизнес-процесса управления денежными средствами, включенность всех пользователей в работу системы;
• управление денежными средствами может производиться по любому количеству организаций предприятия (бизнес-единиц), возможно построение сводного бюджета движения денежных средств по всем организациям;
• индивидуальная настройка программы под особенности бизнес-процесса на предприятии и конечного пользователя;
• простой интерфейс, и если пользователь знаком с основами работы в программе 1С, не требуется дополнительного обучения;
• быстрый доступ к отчетной информации по движению денежных средств.

2. Концепция решения
Бизнес-процесс формирования реестра платежей на большинстве предприятий начинается с создания, согласования и проверки заявки на расходование денежных средств. Эта часть работы выполняется сотрудниками всех служб предприятия, у которых есть потребность в оплате. Сотрудники финансовой службы консолидируют заявки при помощи продукта Эрбика: Казначейство. Финансовый директор подключается к процессу на утверждения списка заявок к оплате на сегодня.
Программа Эрбика: Казначейство аккумулирует информацию о заявках в своих отчетах, взаимодействуя с корпоративной системой 1С (конфигурация 1С: Управление производственным предприятием). Все цифры выводятся на монитор в оперативном режиме, кроме того, можно увидеть отчеты предыдущих периодов.
В случае возникновения новых условий, обязательств или договоренностей при помощи программы Эрбика: Казначейство можно подготовить полный перечень неоплаченных заявок, а также поднять документы, которые будут участвовать в процессе принятия решения.
По заранее заданным условиям программа может размещать заявки на оплату автоматически, при этом пользователь в любой момент может перейти в ручной режим управления.
После формирования списка платежей на текущий день происходит размещение заявок по расчетным счетам и кассам (с учетом лимитов и допусков).
Завершает бизнес-процесс утверждение реестра платежей. Этот этап работ происходит автоматически в электронном виде. После его выполнения можно формировать платежные поручения на оплату.
В результате использования программы Эрбика: Казначейство пользователь получает удобный интерфейс, настроенный «под себя», и автоматизированное управление платежами, которое обеспечит:
• оценку текущей ситуации;
• планирование денежных средств;
• согласование и утверждение заявок;
• формирование реестра платежей;
• распределение платежей по счетам;
• исполнение платежей.

3. Основные этапы и функционал работы программы
Общая настройка программы и выбор параметров работы: приступая к работе с программой, пользователь (как правило, это ключевое лицо, которое принимает решения по бизнес-процессу в целом) должен задать основные параметры работы, такие, как планирование будущих поступлений, оплата заявок на расход из планируемых поступлений, использование наличной формы расчетов и перемещений денежных средств между счетами, список документов оплаты в системе и т.д. Данная настройка позволяет скорректировать работу программы в соответствии с особенностями бизнес-процесса управления денежными средствами, принятого на предприятии.
Формирование бюджета движения денежных средств на период: ответственные лица всех служб организации подают информацию о планируемых платежах на период планирования (например, месяц). Эта информация оформляется в системе в виде документа «План движения денежных средств». Возможно заполнение документа только статьями, закрепленными за определенным подразделением. На основании данных документов строится отчет «Бюджет движения денежных средств», который можно проанализировать в 2-х разрезах: сводный бюджет за период либо бюджет с разбивкой по подразделениям. Отчет имеет расшифровку по документам-регистраторам, а также отбор по различным критериям.
Формирование заявок на оплату и планируемых поступлений денежных средств: ответственные лица служб предприятия подают информацию о текущих оплатах в системе при помощи документа «Заявка на расходование средств». При указании статьи и подразделения лицо, составляющее заявку, может увидеть, каков остаток свободных средств к расходованию по данной статье на указанный период. Специалист финансовой службы может поставить отметку о передаче документа на оплату, № и дату документа. Информация о планируемых поступлениях заносится в систему документом «Планируемые поступления денежных средств». Впоследствии все документы, занесенные в систему пользователями и имеющие состояние «Утвержден», попадают в обработку «Монитор казначейства».
рис. 1

Монитор казначейства

Формирование реестра платежей на текущий день: все документы, прошедшие проверку и утвержденные специалистами финансовой службы, попадают в обработку «Монитор казначейства», где полный их перечень представлен в виде дерева заявок и дерева планируемых поступлений. Вид каждого дерева, а также представления документа в нем может быть задан пользователем в настройках обработки. При работе с документами пользователь получает доступ к дополнительной информации (данные о взаиморасчетах, бюджете доходов и расходов и т.д.), а также может открыть сам документ непосредственно из дерева; все эти функции доступны при помощи контекстного меню документа. Пользователь может устанавливать приоритетность платежей и за счет этого отслеживать наиболее важные платежи.
рис.2

Приоритетность платежей

В ходе работы с деревом заявок и планируемых поступлений пользователь выбирает платежи и поступления на текущий день и «перетаскивает» их в поле размещения заявок и платежей. При этом у пользователя есть возможность «привязывать» платежи к планируемым поступлениям. В поле размещения пользователь видит текущие остатки по р/счетам и кассам предприятия. После отбора платежей и поступлений текущего дня пользователь размещает их по счетам и кассам предприятия, указывает, какие перемещения денежных средств между р/счетами и кассами предприятия планируется произвести. После выполнения этих операций пользователь видит прогнозные остатки по р/счетам и кассам предприятия. Таким образом, пользователь управляет текущим движением денежных потоков.
После того, как все платежи и поступления размещены, пользователь автоматически формирует документ «Реестр платежей» в системе. Документ имеет печатную форму, которая может быть настроена пользователем. На его основании печатаются банковские и кассовые расчетные документы – так же автоматически. Пользователь выгружает созданные документы в клиент-банк, а после того, как оплата осуществлена, загружает в 1С из клиент-банка информацию об оплате.
рис. 3

Информация об оплате

Мониторинг текущего состояния денежных средств: при помощи обработки «Монитор казначейства» пользователь так же может контролировать текущее состояние денежных средств, анализируя отчеты, встроенные в обработку. Отчеты включают в себя информацию об остатках денежных средств на р/счетах и в кассах, платежи и поступления за установленный период времени и т.д. Пользователь сам настраивает, какие отчеты он будет видеть, а также за какой период. Так же есть вспомогательный отчет («Неисполненные платежи»), который появляется, если платежи, утвержденные ранее (за предыдущий день) не были фактически осуществлены.
рис. 4

Неисполненные платежи

Анализ взаиморасчетов: в обработку «Монитор казначейства» включен отчет, показывающий информацию о взаиморасчетах с контрагентами в разрезе документов движения.
рис. 5

Взаиморасчеты с контрагентами

Таким образом, работа с программой охватывает все этапы бизнес-процесса управления денежными средствами:
- оперативное планирование движения денежных средств;
- формирование реестров платежей на текущий день;
- контроль исполнения принятых решений относительно движения денежных средств;
- анализ исполнения бюджетов и состояния взаиморасчетов с контрагентами.

Повышена эффективность работы финансовой службы, создана информационная база для качественного управления денежными потоками.

Наше предложение включает в себя:
1. Доработку, настройку существующих на предприятии информационных систем на базе 1С;
2. Внедрение ПП Эрбика:Казначейство, включая eWorks;
3. Внедрение eWorks в других функциональных областях;
4. Создание корпоративной информационной системы на базе программ 1С (УПП, Торговля, УНФ и пр.);
5. Обучение персонала;
6. Сопровождение информационной системы.

По вопросам использования программы и предоставления доступа к демо-версии
звоните: (342) 214-40-04 или высылайте заявку в произвольной форме на адрес:
help@erbica.com

Предлагаем ознакомиться с электронной презентацией этого программного продукта.